„Biała lista” podatników VAT – jak przygotować się do zmian?

Z dniem 1 września 2019 r. wejdzie w życie część przepisów nowelizujących ustawę o podatku od towarów i usług oraz niektóre inne ustawy i wprowadzających tzw. „białą listę” podatników VAT. „Biała lista” podatników VAT ma na celu ułatwienie dochowania należytej staranności w weryfikacji kontrahentów dla celów VAT oraz wprowadza obowiązek dokonywania płatności za faktury VAT na rachunki bankowe ujęte w wykazie podatników prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Sankcje za nieprzestrzeganie tego obowiązku będą jednak obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 r.

Szczególną uwagę trzeba będzie zwrócić na transakcje zawierane z firmami zagranicznymi zarejestrowanymi dla celów VAT w Polsce.

Co się zmienia?

„Biała lista” podatników VAT będzie stanowić kompletny wykaz podatników VAT, zastępujący dotychczasowe wykazy prowadzone przez Ministra Finansów oraz Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Nowy wykaz prowadzony będzie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i najpóźniej od 1 września 2019 r. zostanie udostępniony na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Informacje zamieszczone w wykazie będzie można wyszukiwać według numeru NIP lub nazwy firmy.

Dane zawarte w wykazie będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. W porównaniu z danymi z dotychczasowych wykazów, „biała lista” zawierać będzie również numery rachunków bankowych podatników otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i podanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym podatnika, potwierdzonych systemem teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR). Jeżeli dane zawarte w wykazie będą niepoprawne, podatnik będzie mógł wystąpić do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z wnioskiem o ich sprostowanie lub usunięcie.

W związku z powyższym, wprowadzony zostanie również wymóg, by każda zapłata za dostawę towarów lub świadczenie usług, dokonane przez zarejestrowanego czynnego podatnika VAT i potwierdzone wystawioną przez niego fakturą VAT, została dokonana na konto wskazane w „białej liście”. Wymóg ten będzie jednak dotyczyć wyłącznie transakcji o jednorazowej wartości powyżej 15 tys. zł brutto. Przy czym, bez znaczenia będzie liczba płatności wynikających z transakcji, a zatem podzielenie kwoty wynikającej z jednej faktury na kilka płatności lub wystawienie kilka mniejszych faktur na jedną transakcję o łącznej wartości przekraczającej wskazany próg nie pozwoli obejść nowej regulacji. Transakcje w walutach obcych będą przeliczane na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Przedsiębiorca, który dokona przelewu na rachunek inny niż wskazany w wykazie, nie będzie mógł zaliczyć takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli wydatek został już wcześniej (przed dokonaniem płatności) zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik będzie zobowiązany w miesiącu, w którym zlecił przelew, odpowiednio pomniejszyć koszty uzyskania przychodów albo – jeśli koszty uzyskania przychodów w danym okresie rozliczeniowym będą za niskie – zwiększyć przychody podatkowe. Dodatkowo, taki przedsiębiorca narazi się na ewentualną solidarną odpowiedzialność ze sprzedawcą za nieodprowadzony przez niego podatek VAT od danej transakcji. Konsekwencje wpłaty na błędny rachunek będą zatem dotkliwe.

Aby uchronić się od negatywnych konsekwencji wpłaty na konta bankowe spoza wykazu, takie przelewy mogą być zgłoszone do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu. Zapłata w formule split payment wyłączy natomiast odpowiedzialność solidarną za nieodprowadzony przez sprzedawcę VAT, ale nie uchroni przed obowiązkiem wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów.

Uwaga na firmy zagraniczne zarejestrowane na VAT w Polsce

Wymóg dokonywania płatności na rachunek bankowy z wykazu będzie dotyczyć wyłącznie zakupów towarów i usług od przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce jako podatnicy VAT czynni. Tym samym, nie będzie on dotyczyć zakupów dokonywanych od firm zagranicznych, które nie prowadzą w Polsce działalności.

Problem może jednak pojawić się w przypadku firm zagranicznych, które są zarejestrowane na VAT w Polsce, ale nie mają rachunku bankowego w polskim banku (formalnie nie ma bowiem takiego wymogu). Może okazać się, że takie firmy będą w praktyce zmuszone do otwarcia rachunku bankowego w polskim banku i zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego. Na ten moment nie wiadomo bowiem, czy zagraniczne rachunki bankowe, nawet jeżeli zostaną przez zagraniczne firmy ujawnione w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym do urzędu skarbowego w Polsce, przejdą weryfikację STIR i zostaną ujęte w „białej liście”. Według doniesień prasowych, Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że zagraniczne rachunki bankowe zgłoszone do urzędu skarbowego zostaną ujawnione w „białej liście” podatników VAT. Gdyby jednak po uruchomieniu „białej listy” okazało się, że zagraniczne rachunki bankowe zgłoszone do urzędu skarbowego nie są ujęte w „białej liście”, wskazane będzie podjęcie niezwłocznych działań przez firmy zagraniczne zarejestrowane na VAT w Polsce w celu otwarcia rachunku w polskim banku. W przeciwnym razie, płatności dokonywane przez polskich kontrahentów na rachunki bankowe firm zagranicznych spoza „białej listy” nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Z naszego doświadczenia wynika, że założenie rachunku bankowego dla firmy zagranicznej jest procesem długotrwałym i może potrwać nawet kilka miesięcy.

Ponadto, nie wiadomo czy faktury wystawione przez zagraniczne firmy zarejestrowane na VAT w Polsce, ale pod ich zagranicznym numerem VAT (np. za usługi świadczone przez centralę), będą mogły być płacone na zagraniczne rachunki bankowe spoza „białej listy”. Z literalnego brzmienia przepisów wynika, że w takiej sytuacji, zapłata na rachunek bankowy spoza „białej listy” spowoduje negatywne skutki po stronie nabywcy w postaci wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów.

„Biała lista” od września 2019 r., sankcje od stycznia 2020 r.

Ustawodawca dał podatnikom 4 miesiące na przystosowanie się do zmian. Sankcje za wpłaty na rachunki bankowe spoza wykazu będą bowiem obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 r.

Co więcej, zgodnie z przepisami przejściowymi, sankcja w postaci obowiązku wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wydatków opłaconych na niewłaściwy rachunek bankowy będzie mieć zastosowanie w odniesieniu do płatności dokonanych w roku podatkowym rozpoczynającym się po dniu 31 grudnia 2019 r., o ile wydatki te zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów po dniu 31 grudnia 2019 r.

Jakie działania należy podjąć już teraz?

Mimo, że sankcje związane z wprowadzeniem „białej listy” podatników VAT zaczną obowiązywać dopiero od stycznia 2020 r., warto już teraz podjąć działania mające na celu przygotowanie się do nowych przepisów i uniknięcie ewentualnych sankcji. W szczególności, rekomendujemy następujące działania:

  • w pierwszej kolejności, podatnicy VAT powinni zweryfikować swoje dane wykazane w „białej liście” podatników VAT, która ma zostać opublikowana z początkiem września br. – w szczególności, należy zweryfikować ujęte w wykazie rachunki bankowe stosowane w prowadzonej działalności gospodarczej, na które przyjmowane są płatności od kontrahentów, a w razie potrzeby, należy złożyć odpowiednie zgłoszenie aktualizacyjne;
  • taką samą weryfikację należałoby przeprowadzić w stosunku do swoich stałych dostawców towarów i usług będących zarejestrowanymi czynnymi podatnikami VAT – w razie potrzeby, należy zwrócić się do nich o zaktualizowanie swoich danych przekazanych władzom skarbowym, w tym zwłaszcza numerów rachunków bankowych, na które kontrahent żąda zapłaty faktur;
  • szczególną uwagę należy zwrócić na kontrahentów będących podmiotami zagranicznymi zarejestrowanymi dla celów VAT w Polsce, gdyż może okazać się, że w praktyce będą oni zmuszeni do otwarcia rachunku w polskim banku i zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego;
  • należy rozważyć wdrożenie wewnętrznych procedur kontroli i weryfikacji kontrahentów (w tym, ich rachunków bankowych), a także zakup i wdrożenie narzędzia informatycznego, które będzie automatycznie weryfikować status dostawców jako podatników VAT oraz numery rachunków bankowych kontrahentów, na które dokonywane są przelewy – zwracamy jednak uwagę, że według doniesień prasowych, automatyczna weryfikacja „białej listy” ma być limitowana, tj. dziennie będzie można złożyć jedynie 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów.

Jeżeli chcieliby Państwo uzyskać więcej informacji na temat przedstawionych zmian lub porozmawiać o ich wpływie na działalność Państwa firmy, służymy Państwu pomocą.

KONTAKT

Aleksandra Kalinowska Partner, Warszawa

E: aleksandra.kalinowska@AndersenTaxLegal.pl
T: +48 22 690 08 70
M: +48 724 440 693

Monika Poteraj Partner, Warszawa

E: monika.poteraj@AndersenTaxLegal.pl
T: +48 22 690 08 62
M: +48 669 486 444

Elżbieta Lis Partner, Katowice

E: elzbieta.lis@AndersenTaxLegal.pl
T: +48 32 731 68 58
M: +48 664 948 038

Aktualności